MATERI KD 01 PART 2_KONSEP DASAR TATA KELOLA HUMAS // TUGAS POKOK DAN FUNGSI HUMAS

MATERI OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

MATERI KD 01

KONSEP DASAR TATA KELOLA HUMAS

 

 

PART 2

TUGAS POKOK DAN FUNGSI HUMAS

 

HUMAS/PR adalah sebuah seni berkomunikasi dengan publik untuk membangun saling pengertian, menghindari kesalahpahaman dan mispersepsi, sekaligus membangun citra positif lembaga.

Humas memainkan peran utama dalam komunikasi sebuah instansi/lembaga dengan pihak lain dan publik. Humas pula yang bertugas menjaga dan meningkatkan citra (image) instansi/lembaga di mata publik.

Sebagai sebuah profesi seorang Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi.

Pengertian Humas

Menurut Efendy (1990), Humas dapat dibedakan kedalam dua pengertian, yakni sebagai teknik komunikasi dan sebagai metode komunikasi. 

Sebagai teknik komunikasi, humas dilakukan sendiri oleh pimpinan organisasi. 

Sebagai metode komunikasi, humas dilakukan secara melembaga (public relation of being). 

Wahana humas ditekankan adalah berupa biro, bagian, seksi, urusan bidang dan sebagainya. 

 

Humas baik sebagai teknik komunikasi maupun sebagai metode komunikasi adalah suatu aktifitas yang menunjang manajemen suatu lembaga untuk menggerakkan manusia-manusia yang terlibat, menuju sasaran dan tujuan lembaga.

 

Seidel dalam Effendy (1990), memberikan definisi Humas adalah proses kontinu dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh good will (kemauan baik) dan pengertian dari para pelanggannya, pegawainya, dan publik umumnya; ke dalam menganlisa dan perbaikan terhadap diri sendiri, keluar dengan mengadakan pertanyaan-pertanyaan.

The British Institute of Public Relations (Rahmandi, 1994) mendefinisikan Humas sebagai “upaya sungguh-sungguh, terencana dan berkesinambungan untuk menciptakan dan membina saling pengertian antara organisasi dan publiknya”.

 

Berikut ini beberapa pengertian Humas menurut para ahli, akademisi, dan praktisi.

 

1. “Fungsi manajemen yang (a) menilai sikap publik, (b) mengidentifikasi kebijakan dan tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik, serta (c) merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk memperoleh pengertian, pemahaman, dan dukungan dari publiknya” (Scott M. Cutlip dan Allen H. Center).
2. “Membantu organisasi dan publiknya untuk saling beradaptasi secara menguntungkan. Usaha organisasi untuk memperoleh kerjasama dari sekelompok orang Membantu organisasi berinteraksi secara efektif dan berkomunikasi dengan publik utama.” (The Public Relations Society of America).
3. “Fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini publik di antara mereka.” (International Public Relations Association/IPRA)
4. “Proses yang berkelanjutan dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh itikad baik dan pengertian dari langganannya, pegawai, dan publik umumnya; ke dalam dengan mengadakan analisis dan perbaikan terhadap diri sendiri, keluar dengan mengadakan pernyataan-pernyataan.” (J.C. Seidel).

5. “Kelanjutan proses penetapan kebijakan, penetuan pelayanan, dan sikap yang disesuaikan dengan kepentingan orang-orang atau golongan agar orang atau lembaga itu memperoleh kepercayaan dan itikad baik dari mereka. Pelaksanaan kebijakan, pelayanan, dan sikap untuk menjamin adanya pengertian dan penghargaan yang sebaik-baiknya.” (W. Emerson Reck).

6. “Gabungan antara seni dan ilmu yang memperdiksi kecenderungan, memperkirakan konsekuensi, memberi saran kepada pimpinan organisasi, dan melaksanakan rencana kegiatan sebagaimana telah ditetapkan untuk melayani kepentingan publik dan organisasinya. (Public Relation World Conference).

7. “Fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaaat antara organisasi dengan publik yang memengaruhi kesuksesan dan kegagalan organisasi tersebut.” (Cutlip, Center, dan Broom)

8. “Usaha berencana dan berkesinambungan untuk membina serta memelihara itikad baik ataupun pengertian bersama antara organisasi dengan masyarakatnya.” (The British Institute of Public Relation).

9. “Sesuatu yang terdiri dari semua bentuk komunikasi berencana baik ke dalam maupun ke luar antara organisasi dengan publiknya untuk mencapai tujuan khusus, yakni pengertian bersama. (Frank Jeffkins).

10. “Sistem komunikasi untuk menciptakan niat baik” (Jeffkins & Daniel Yadin).

11. “Public Relations practice is the planned and sustained effort to establish and maintain goodwill and mutual understanding between an organization and its publics” (Diane Ackerman)

12. “Fungsi manajemen yang mengevaluasi sikap publik, mengidentifikasi kebijakan dan prosedur individual dan organisasi yang punya kepentingan publik, serta merencanakan dan melaksanakan program aksi dalam rangka mendapatkan pemahaman dan penerimaan publik.” (Public Relations News)

13. “Fungsi manajemen tertentu yang membantu membangun dan menjaga lini komunikasi, pemahaman bersama, penerimaan mutual, dan kerja sama antara organisasi dan publiknya.” (Rex F. Harlow).

Sejarah Humas

Public Relations atau Humas sudah mulai digunakan berabad–abad lalu di Inggris. Hal ini ditunjukkan dengan munculnya fasilitator komunikasi dan penyelaras antara pemerintah dan rakyat.

 

Konsep Public Relations di Amerika dimulai sekitar tahun 1900-an yang dipelopori oleh Ivy Lee dengan "The Declaration of Principles". 

 

Ivy Lee dianggap sebagai "The father of Public Relations" karena deklarasi asasnya itu. Meskipun demikian, konsep Public Relations di Amerika sudah ada sejak tahun 1850 (Broom, 2000; 102).

Public Relations di Indonesia sendiri dimulai sejak tahun 1950. Perkembangan hubungan masyarakat di Indonesia bergerak menyertai kondisi politik dan kenegaraan saat itu. Pada waktu itu pemerintah Indonesia menyadari perlunya rakyat Indonesia untuk mengetahui segala perkembangan yang terjadi sejak pengakuan kedaulatan Indonesia oleh kerajaan Belanda. 

 

Berawal dari pemikiran tersebut maka kegiatan kehumasan mulai dilembagakan dengan menyandang nama hubungan masyarakat karena kegiatan yang dilakukan lebih banyak untuk ke luar organisasi (Onong, 1991; 12).

 

Public Relations digunakan oleh pihak swasta di Indonesia pertama kali oleh Pertamina. Public Relations di Indonesia memang sudah banyak digunakan baik itu di pihak pemerintah maupun swasta di berbagai sektor. 

 

Konsep Public Relations dipahami dan digunakan oleh pihak–pihak tersebut dengan berbagai macam pemahaman dan berbagai macam bentuk implementasinya.

Dalam sejarahnya istilah Public Relations sebagai sebuah teknik menguat dengan adanya aktivitas yang dilakukan oleh pelopor Ivy Ledbetter Lee. Tahun 1906 ia berhasil menanggulangi kelumpuhan industri batu bara di Amerika Serikat dengan sukes. Atas upayanya ini ia diangkat menjadi The Father of Public Relations.

 

Tugas Utama Humas

Bagian penting dari pekerjaan petugas humas dalam suatu organisasi adalah:

1. Membuat kesan (image) –kesan baik, citra positif.
2. Pengetahuan dan pengertian –informasi, penerangan, penjelasan.
3. Menciptakan ketertarikan
4. Penerimaan –pengertian, pemahaman.
5. Membangun/menciptakan simpati publik.

Contoh kegiatan Humas adalah melobi, berbicara di depan publik atau melakukan pembicaraan publik (public speaking), menyelenggarakan acara, dan membuat pernyataan tertulis seperti rilis berita.

Kualifikasi (Syarat) Humas

1. Komunikatif
2. Writing Skill, Mahir Menulis.
3. Supel, Flesibel, Gaul!
4. Friendly, Ramah
5. Kemampuan Bahasa.
6. Good Looking (Performance).
7. Confident, Percaya Diri
8. Wawasan Luas.

Top 5 PR Skills: Keterampilan Utama Humas

“Writing is the number one skill of PR practitioners,” kata Craig Pearce dalam blognya, craigpearce.info. Bahkan, “It’s more important than being a nice person. Seriously.” Keterampilan menulis lebih penting ketimbang jadi “orang baik”.

Berikut ini lima keterampilan utama yang harus dimiliki petugas humas/PR (Top 5 PR Skill) sebagaimana dikemukakan Pete Codella dalam blognya, petecodella.com. Ia menyebutnya sebagai “a short list of … the most in-demand and important skills are for public relations practitioners” (daftar singkat … keterampilan dan tuntutan paling penting untuk praktisi humas).

1. Writing

Praktisi humas harus terampil menulis dengan baik –dari segi substansi dan tata bahasa. Publik saat ini tidak hanya bergantung pada wartawan atau media massa untuk mengakses informasi. Mereka juga sudah menjadikan media sosial –facebook, twitter—sebagai sarana komunikasi dan bertukar informasi.

2. Kreativitas

Kompleksitas saluran komunikasi saat ini, dan banyaknya informasi yang setiap membombardir kita, menuntut para komunikator profesional untuk menjadi kreatif dalam mengemas dan menyampaikan pesan.

3. Menguasai ‘Publishing Tools’ 

Internet dan alat-alat media sosial menjadikan praktisi humas “kebanjiran” sarana komunikasi. Praktisi humas saat ini mesti akrab dengan berbagai saluran komunikasi tradisional dan digital untuk mengidentifikasi kesempatan terbaik bagi klien dan employer mereka.

4. Profesionalisme

Nilai-nilai inti advokasi, kejujuran, keahlian, kemandirian, kesetiaan, dan keadilan adalah penting bagi para praktisi humas yang serius. Tahun 2000 Public Relations Society of America (PRSA) menerbitkan kode etik humas yang menguraikan enam nilai inti serta prinsip-prinsip inti etika humas. (Untuk humas Indonesia: menaati kode etik kehumasan).

5. Personable

Menarik, Menawan. Berlaku baik kepada orang-orang (good with people). Profesi humas membutuhkan orang-orang “pemersatu” (uniters), bukan “pemisah” (dividers), mendorong komunikasi yang lebih baik di dunia kita yang terkadang “konfrontatif”.

Dalam kata-kata Michael Jackson, PR/humas membutuhkan pekerja yang akan setuju dengan pernyataannya: “I'm a lover, not a fighter”.

Aktivitas Utama Humas/PR

1. Customer Relations –menjalin hubungan baik dengan konsumen.
2. Employee Relations –membangun hubungan baik antara atasan dan bawahan.
3. Community Relations -- membangun hubungan baik dengan masyarakat sekitar lembaga dan komunitas-komunitas masyarakat tertentu.
4. Government Relations --menjalin hubungan yang baik dengan pemerintah.
5. Media Relations -- menjalin hubungan baik dengan media massa/wartawan.

Pantangan Humas

1. Melanggar Kode Etik Humas
2. Membocorkan rahasia perusahaan.
3. Memberikan informasi yang tidak dapat dipertanggungjawabkan dan tidak akurat.

 

Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi) Humas Era Internet (Digital PR), Humas Online, Cyber PR

 

Humas singkatan dari Hubungan Masyarakat adalah bagian, divisi, atau unit sebuah lembaga/instansi yang berfungsi untuk melakukan interaksi, hubungan, dan kerjasama dengan masyarakat yang terkait dengan organisasi tersebut. Dalam bahasa Inggris, Humas disebut dengan Public Relations (PR) yang bertanggungjawab dalam membangun dan mempertahanan reputasi, citra, dan komunikasi yang baik dan bermanfaat antara organisasi dan publik.

 

Humas Era Internet

Digital PR (Digital Public Relations) disebut juga e-PR, Humas Online, Internet PR, Cyber PR, atau Humas Era Digital– bisa diartikan sebagai kegiatan humas secara online dengan memanfaatkan media internet website, blog, media sosial, email, marketplace. Digital PR merupakan “konsep baru” kehumasan, seiring perkembangan teknologi komunikasi dan informasi yang membentuk “masyarakat  digital”. Hanya dengan sentuhan jari, warga dunia kini mampu mencari dan menemukan yang mereka inginkan dan butuhkan. Hanya dengan sentuhan jari pula, praktisi humas bisa menjalankan tugasnya membangun citra positif lembaga dengan menjangkau seluruh dunia selama 24 jam.
Era digital saat ini menuntut praktisi humas (PR Officer) yang bukan saja memiliki wawasan dan keterampilan dasar kehumasan, tapi juga yang bisa mengikuti ritme perkembangan teknologi informasi, termasuk menguasai tip dan trik blogging, media sosial, dan menulis online (online writing). Digitalisasi media telah mengubah bagaimana konsumen dan klien di seluruh dunia kini menghabiskan waktu mereka. Berdasarkan survei Global Web Index yang dirilis Maret 2013, rata-rata masyarakat dunia menghabiskan 57% waktu konsumsi medianya setiap hari untuk “berselancar” di dunia maya, unggul jauh di atas televisi 23%, radio 11%, dan media cetak 5 %. Dari jumlah itu, hampir separuhnya 27% bahkan dihabiskan di social media (fortunepr.com).

 

Website: Kantor yang buka 24 Jam

Website atau blog resmi lembaga/perusahaan/instansi/organisasi kini menjadi kantor yang buka 24 jam setiap hari tanpa libur. Demikian juga akun media sosialnya. Setiap orang, kapan dan di mana pun, selama memiliki akses internet, bisa berkunjung ke “kantor maya” lembaga mana pun. Mereka pun bisa masuk ke “berbagai ruang divisi/bagian”, “ruang foto”, galeri produk, galeri jasa, bahkan jika ada profil dan contact person masing-masing bagian.

“Kantor Maya” itu kian “powerful” jika dilengkapi dengan “kantor cabang/perwakilan” di media sosial, terutama facebook, twitter, google plus, serta flicker (galeri foto) dan youtube (galeri video). Media sosial penting bagi setiap perusahaan untuk membangun dan menjaga hubungan baik dengan pelanggannya, juga membangun hubungan dengan kalangan media (media relations/press relations), termasuk menyebarkan press release (siaran pers).

Menurut sejumlah pakar, cara menarik perhatian pasar yang efektif saat ini adalah dengan “hubungan personal”, seperti pertemanan, karena pasar lebih percaya pada apa yang direkomendasikan oleh orang yang mereka kenal. Inilah yang membuat media sosial menjadi alat yang digunakan pada era saat ini.

 

Digital PR Tools: Kuasai Media Online
Guna memaksimalkan kinerja, praktisi humas Digital PR “wajib” menguasai:
 

1. Blogging (ngeblog)

2. Online Writing (menulis khas media online)

3. Social Media Strategy (strategi mengelola media sosial),

4. Search Engine Optimization (SEO) atau Pengoptimalan Mesin Pencari.

5. Social Media Monitoring (pengawasan media sosial).

 

Tugas pokok dan fungsi (tupoksi) humas era digital akan lancar dilaksanakan jika menguasai semua itu.

 

Tupoksi Humas Konvensional

Dari buku-buku lama tentang kehumasan, dapat diringkas Tugas Pokok dan Fungsi Humas sebagai berikut:

 

Tugas Humas: melaksanakan analisis dan penyiapan rancangan kebijakan dalam bidang hubungan masyarakat.

 

Fungsi Humas:

Pelaksanaan analisis dan penyiapan rancangan kebijakan pengelolaan informasi.

Pelaksanaan analisis dan penyiapan rancangan kebijakan penyelenggaraan dan pengelolaan dokumentasi.

Pelaksanaan analisis dan penyiapan rancangan kebijakan penyelenggaraan publikasi.

Penyelenggaraan kegiatan keprotokolan daerah.

Penyelenggaraan tata usaha Bagian Hubungan Masyarakat.

 

Tugas Pokok Humas: Melaksanakan inventarisasi dan mengolah data, menyiapkan bahan penyusunan rancangan kebijakan pengumpulan dan penyajian informasi, dokumentasi kegiatan pemerintah daerah, serta melaksanakan tata usaha Bagian Humas.

Menurut Menurut Edward L. Bernays, fungsi humas antara lain memberikan pemahaman kepada publik, melakukan persuasi kepada masyarakat dengan tujuan untuk mengubah sikap dan tingkah laku, berupaya untuk menyatukan sikap dan perilaku publik agar sesuai dengan sikap dan perbuatan sebuah lembaga, atau sebaliknya.

 

Manfaat Humas

Menurut Frank Jefkins, beberapa manfaat Hubungan Masyarakat adalah:

 

1. Manajemen Krisis

Manajemen krisis adalah proses yang membahas organisasi dengan sebuah peristiwa besar yang mengancam merugikan organisasi, stakeholders, atau masyarakat umum. Ada tiga elemen yang paling umum untuk mendefinisi krisis: ancaman bagi organisasi, unsur kejutan, dan keputusan waktu singkat.

Contoh kasus manajemen krisis adalah kegagalan produk yang telanjur sudah diedarkan di pasaran dan membahayakan bagi konsumen dapat mengancam reputasi atau citra perusahaan.

 

2. Penerbitan Desktop

Desktop Publishing (disingkat DTP) adalah pembuatan dokumen menggunakan keterampilan tata letak halaman pada komputer pribadi.

Keterampilan DTP sering dibutuhkan untuk memproduksi e -book, konten web, dan halaman web yang mungkin melibatkan web desain.

 

3. Identitas Perusahaan

Identitas perusahaan (Corporate Identity) atau jati diri perusahaan adalah semua perwakilan atau perwujudan media visual dan fisik yang menampilkan suatu jati diri organisasi sehingga dapat membedakan perusahaan tersebut dengan organisasi/perusahaan lainnya, seperti logo.

 

4. Hubungan Parlemen

Humas dibutuhkan untuk berhubungan dengan pemerintah, parlemen, dan birokrat di instansi pemerintah.