MATERI KD 01 OTK HUMAS XI // KONSEP DASAR TATA KELOLA HUMAS // PART 1 RUANG LINGKUP HUMAS

MATERI OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

MATERI KD 01

KONSEP DASAR TATA KELOLA HUMAS

 

 

PART 1

RUANG LINGKUP HUMAS

 

Sejarah Humas di Indonesia

Sejarah perkembangan Public Relations di Indonesia secara konsepsional terjadi pada tahun 1950-an. Kala itu berdiri organisasi HUMAS pertama kali di perusahaan perminyakan negara ( Pertamina). Peranan divisi HUPMAS ( Hubungan Pemerintah dan Masyarakat ) Pertamina ini sangat penting dalam upaya menjalin hubungan komunikasi timbal balik dengan pihak klien, relasi bisnis, perusahaan swasta/BUMN/Asing dan masyarakat.

       Bapak Rosady Ruslan, SH, MM membagi perkembangan public relations di Indonesia dalam 4 periode yaitu, sebagai berikut :

1.      Periode 1 ( Tahun 1962 )
Secara resmi pembentukan HUMAS di Indonesia lahir melalui Presidium Kabinet PM Juanda, yang menginstruksikan agar setiap instansi pemerintah harus membentuk bagian/divisi HUMAS. Dijelaskan pula garis besar tugas kehumasan dinas pemerintah adalah : Tugas strategis yaitu ikut serta dalam proses pembuatan keputusan oleh pimpinan hingga pelaksanaaannya. Dan tugas taktis yaitu memberikan informasi, motivasi, pelaksanaaan komunikasi timbal balik dua arah supaya tercipta citra atas lembaga/institusi yang diwakilinya.

2.      Periode 2 ( Tahun 1967 – 1971 )

Pada periode ini terbentuklah Badan Koordinasi Kehumasan (Bakohumas). Tata kerja badan ini antara lain ikut serta dalam berbagai kegiatan pemerintah dalam pembangunan, khususnya di bidang penerangan dan kehumasan, serta melakukan pembinaan dan pengembangan profesi kehumasan.

Tahun 1967, berdiri Koordinasi antar Humas Departemen/ Lembaga Negara yang disingkat “Bakor” yang secara ex officio dipimpin oleh pimpinan pada setiap departemen.

Tahun 1970- 1971, Bakor diubah menjadi Bako-humas (Badan Koordinasi Kehumasan Pemerintah ) yang diatur melalui SK Menpen No. 31/Kep/Menpen/tahun 1971. Yang menjelaskan sebagai institusi formal dalam lingkungan Departemen Penerangan RI. Bakohumas tersebut beranggotakan Humas departemen, Lembaga Negara serta unit usaha negara/BUMN. Kerjasama antara Humas departemen/institusi tersebut menitikberatkan pada pemantapan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi dalam operasi penerangan dan kehumasan.

3.      Periode 3 ( Tahun 1972 – 1993 )

Periode ini ditandai dengan munculnya Public Relations kalangan profesional pada lembaga swasta umum. Dengan indikator sebagai berikut:

a.       Tanggal 15 desember 1972 didirikannya Perhimpunan Hubungan Masyarakat Indonesia ( Perhumas ) sebagai wadah profesi HUMAS oleh kalangan praktisi swasta dan pemerintah. Seperti wardiman Djojonegoro ( mantan mendikbud), Marah Joenoes (mantan kahupmas Pertamina), dll

Pada konvensi Nasional HUMAS di Bandung akhir tahun 1993 lahirlah Kode Etik Kehumasan Indonesia ( KEKI ). Perhumas juga tercatat sebagai anggota International Public Relations Association ( IPRA) dan ASEAN Public Relations Organization (FAPRO).

b.      Tanggal 10 April 1987 di jakarta, terbentuklan suatu wadah profesi HUMAS lainnya yang disebut dengan Asosiasi Perusahaan Public Relations ( APPRI ). Tujuannya adalah sebuah wadah profesi berbentuk organisasi perusahaan – perusahaaan public relations yang independen (konsultan jasa kehumasan ).

4.      Periode 4 ( Tahun 1995 – sekarang )

 

Periode ini Public Relations berkembang di kalangan swasta bidang profesional khusus ( spesialisasi PR/HUMAS bidang industri pelayanan jasa). Dengan indikator sebagai berikut:

1)      Tanggal 27 November 1995 terbentuk Himpunan Humas Hotel Berbintang ( H-3). Himpunan ini diperuntukkan sebagai wadah organisasi profesi HUMAS bidang jasa perhotelan, berkaitan erat dengan organisasi PHRI ( Perhimpunan Hotel dan Restoran di Indonesia).

2)      Tanggal 13 september 1996 diresmikannya Forum Komunikasi Antar Humas Perbankan ( FORKAMAS) oleh Gubernur BI Soedradjad Djiwandono. Forum ini resmi bagi para pejabat HUMAS ( Public Relations Officer ), baik bank pemerintah ( HIMBARA), swasta ( PERBANAS), dan asing yang beroperasi di bidang jasa perbankan di Indonesia.

3)      Keluarnya SK BAPEPAM No.63/1996, tentang wajibnya pihak emiten (perusahaan yang go public) di Pasar Bursa Efek Jakarta ( BEJ) dan Bursa Efek Surabaya memiliki lembaga Corporate Secretary.

4)      Berdirinya PRSI ( Pulic Relations Society of Indonesia ) pada tanggal 11 november 2003 di Jakarta. ini menyerupai PRSA ( Public Relations Society of Amerika), sebuah organisasi profesional yang bergengsi dan berpengaruh serta mampu memberikan sertifikasi akreditasi PR Profesional (APR) di Amerika yang diakui secara internasional.

PRSI atau Masyarakat PR Indonesia (MAPRI) pertama kali dipimpin oleh August Parengkuan seorang wartawan senior harian Kompas dan mantan ketua Perhumas-Indonesia. Tujuan organisasi ini adalah meningkatkan kesadaran, kepedulian, kebersamaan, pemberdayaan serta pastisipasi para anggotanya untuk berkiprah sebagai PR professional dalam aktivitas secara nasional maupun internasional.

 

Pengertian Humas

 

Hubungan masyarakat atau Public Relations adalah suatu usaha yang sengaja dilakukan, direncanakan secara berkesinambungan untuk menciptakan saling pengertian antara sebuah lembaga/institusi dengan masyarakat.

Hubungan masyarakat juga dapat diartikan sebuah seni sekaligus ilmu sosial dalam menganalisa kecenderungan, meramalkan konsekuensinya, memberikan pengarahan kepada pimpinan institusi/lembaga dan melaksanakan program-program terencana yang dapat memenuhi kepentingan baik institusi maupun lembaga tersebut maupun masyarakat yang terkait.

Public Relations (PR) merupakan fungsi manajemen untuk mencapai target tertentu yang sebelumnya harus mempunyai program kerja yang jelas dan rinci, mencari fakta, merencanakan, mengkomunikasikan, hingga mengevaluasi hasil-hasil apa yang telah dicapainya.

Secara spesifik, definisi umum Publik Relation disimpulkan sebagai seni dan gabungan dari disiplin ilmu manajemen, komunikasi, psikologi, sosial dan marketing, untuk membentuk agar perusahaan atau lembaga, nama dan produknya menjadi disukai dan dapat dipercaya oleh publiknya.

Oleh karena itu dikatakan, “Public Relations merupakan fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasikan kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih pengertian, pemahaman, dan dukungan dari publiknya”

Pada hakekatnya makna dari “hubungan masyarakat” (humas, kehumasan, public relations) adalah prilaku atau sikap untuk menjadi tetangga dan warga yang baik.

 

Empat Model Humas

 

Pada tahun 1984, James E.Grunic dan Todd Hunt mengajukan empat model public relations yang didasarkan kepada komunikasi,riset dan etika. Dan semenjak itu juga Grunic dan tim ilmuwan mengajukan model baru yang memperkaya pehaman kita tentang bagaimana public relations itu dipraktikkan. Terdapat 4 model public yang dicetuskan oleh Grunic yaitu :

1)      Agen Pemberitaan (Press Agentry)

Adalah sebuah model dimana informasi bergerak satu arah-dari organisasi menuju publik. Model ini merupakan bentuk paling tua dari public relations dan model ini bermakna sama dengan promosi dan publisitas. Dalam model press agentry ini praktisi public relations selalu mencari kesempatan agar nama baik kelompok mereka dapat dikenal oleh media. Dalam praktek ini mereka menggunakan taktik propaganda, seperti penggunaan nama artis dan alat yang bisa digunakan untuk memancing perhatian orang, seperti pemberian hadiah gratis, diskon harga, dll. Semakin keras mereka bersuara, maka akan banyak pula perhatian dan simpati masyarakat. Intinya model ini untuk mempersusasi opini publik.

Contoh : misalnya seperti zaman sekarang ini para artis  sering mencari sensasi dengan membuat sebuah masalah agar artis tersebut mendapat perhatian dari public, mereka terkadang bekerja sama dengan  seorang wartawan untuk menaikkan popularitasnya

2)      Informasi Public

Tujuan utama  dari model ini adalah untuk memberikan informasi kepada public dan bukan untuk publisitas atau promosi seperti padal model press agentry. Namun tetap saja alur komunikasi dalam model ini bersifat satu arah. Pada saat ini model informasi public mewakili praktik public relations di institusi atau lembaga yang ada di dalam masyarakat, seperti di pemerintahan, lembaga pendidikan bahkan di beberapa korporasi. Para praktisi public relations  yang menggunakan model ini jarang sekali melakukan riset untuk terhadap audensi mereka untuk menguji kejelasan pesan yang akan mereka sampaikan, mereka cenderung memutuskan sendiri (tanpa riset) tentang informasi apa yang paling baik dikomunikasikan kepada public mereka.

Contoh : anggota kepolisian ingin mensosialisasikan kepada public tentang peraturan lau lintas , namun para anggota kepolisian ini menyampaikan pesan hanya sebatas pengetahuannya tanpa menggunakan riset atau survey di lapangan terlebih dahulu

3)      Model Asimetris

Model ini memandang public relations sebagai kerja persusasi ilmiah. Model asimetris menerapkan metode riset ilmu sosial untuk meningkatkan evektivitas persuasi dari pesan yang disampaikan. Praktisi public relations model ini menggunakan survei, wawancara dan fokus grup untuk mengukur serta menilai public sehingga mereka bisa merancang program yang bisa mendapat dukungan public. Namun organisasi dengan model ini masih tertarik mengenai bagaimana public menyesuaikan diri dengan mereka ketimbang sebaliknya, organisasi yang menyesuaikan dengan public.

Contoh : seorang event organizer akan mengadakan sebuah acara di sebuah desa, jadi seorang EO ini langsung terjun ke lapangan untuk mensurvey lokasi tersebut. Dan agar acaranya diminati oleh masyarakat setempat maka seorang EO tersebut harus mengetahui selera yang diminati oleh masyarakat

4)      Model Simetris

Menggambarkan sebuah orientasi public relations dimana organisasi dan public saling menyesuaikan diri. Model ini berfokus pada penggunaan metode riset ilmu sosial untuk memperoleh rasa saling pengertian serta komunikasi dua arah antara public dengan organisasi ketimbang persuasi satu arah.

Contoh : petugas kesehatan sedang melakukan survey di beberapa sekolah untuk mengetahui kualitas jajanan yang ada di sekolah tersebut. Dan dari survey tersebut para petugas banyak menemukan jajanan yang mengandung zat berbahaya , sehingga para orang tua lebih waspada untuk mengawasi putra-putrinya agar tidak jajan sembarangan

Karakteristik Humas

 

Pada umumnya Hubungan masyarakat, atau sering disingkat humas (bahasa Inggris : public relation) adalah seni menciptakan pengertian publik yang lebih baik sehingga dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap suatu individu/ organisasi. Sebagai sebuah profesi seorang Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi , mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi.

 

Ada 4 (empat) ciri utama humas yang disebut sebagai karakteristik humas, diantaranya yaitu :

·         Adanya Upaya Komunikasi Yang Bersifat Dua Arah

Hakekat humas adalah komunkasi. Namun tidak semua komunikasi dikatakan humas. Komunikasi yang menjadi cirri kehumasan adalah komunikasi dua arah yang memungkinkan terjadinya arus informasi timbale balik.

·         Sifatnya Yang Terencana

Sifat humas yang terencana mengandung pengertian bahwa kerja / aktivitas humas merupakan kerja / aktivitas yang berkesinambungan, memiliki metode terintegrasi dengan bagian lain dan hasilnya tangible (nyata). Syarat terencana dan dan berkesinambungan ini merupakan salah satu sarat yang dinilai dalam kompetisi tertinggi program PR internasional, yakni Golden World Award For Excellence in PR (GWA).

·         Berorientasi Pada Organisasi / Lembaga

Denngan mencermati orientas tersebut, maka syarat mutlak dalam kerja humas adalah pemahaman yang tinggi terhadap visi,misi, dan budaya organisasi / lembaga. Visi, misi, dan budaya organisasi / lembaga inilah yang menjadi materi utama humas, sehingga dapat mencapai tujuan humas dan mendukung tujuan manajemen lainnya, termasuk tujuan marketing.

·         Sasarannya Adalah Publik

Yaitu suatu kelompok dalam masyarakat yang memiliki karakteristik kepentingan yang sama. Jadi sasaran humas bukanlah perorangan, hal ini perlu disampaikan sebab masih ada orang yang mengistilahkan PR sebagai personal Relation.

Tujuan Humas

Humas pada hakikatnya adalah aktivitas, maka sebenarnya tujuan humas dapat dianalogikan dengan tujuan komunikasi, yaitu adanya penguatan dan perubahan kognisi, afeksi dan perilaku komunikannya. Dengan demikian, rumusan yang paling tepat mengenai tujuan humas adalah sebagai berikut:

·         Terpelihara dan Terbentuknya Saling Pengertian (Aspek Kognisi)

Yaitu membuat public dan organisasi / lembaga saling mengenal. Baik mengenal kebutuhan, kepentingan, harapan, maupun budaya masing-masing. Dengan demikian aktivitas kehumasan harusnya menunjukkan adanya usaha komunikasi untuk mencapai saling kenal dan mengerti tersebut. Sifat komunikasinya cenderung informative saja.

·         Menjaga dan Membentuk Saling Percaya (Aspek Afektif)

Artinya lebih pada tujuan emosi, yakni pada sikap (afeksi) saling percaya (mutual confidence). Untuk mencapai tujuan saling percaya ini, prinsip-prisip komunikasi persuasif dapat diterapkan. Sikap saling percaya keberadaannya masih bersifat laten (tersembunyi), yakni ada pada keyakinan seseorang (publik) akan “kebaikan/ketulusan” orang lain (organisasi/lembaga akan “kebaikan/ketulusan publiknya.

Memelihara dan menciptakan kerja sama (Aspek Psikomotoris)

Yaitu dengan komunikasi diharapkan akan terbentuknya bantuan dan kerja sama nyata. Artinya, bantuan dan kerja sama ini sudah dalam bentuk perilaku atau termanifestasikan dalam bentuk tindakan tertentu.

Mengacu dari ketiga tujuan di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa setelah pengetahuan/pikiran dibuka, emosi atau kepercayaan disentuh maka selanjutnya perilaku positif dapat diraih. Pada akhirnya, semua itu kembali pada tujuan yang lebih besar yakni, terbentuknya citra/ image yang fafourable tehadap organisasi/lembaga dimana humas berada.

 

Peranan Humas

Peranan humas dapat digolongkan menjadi 4 (empat) peran, diantanya yaitu:

1.      Expert Preciber Communication

Petugas PR dianggap sebagai orang yang ahli. Dia menasehati pimpinan perusahaan/ organisasi. Hubungan mereka diibaratkan seperti hubungan dokter dan pasien.

2.      Problem Solving Process Facilitator

Yakni peranan sebagai fasilitator dalam proses pemecahan masalah. Pada peranan ini petugas humas melibatkan diri atau dilibatkan dalam setiap manajemen (krisis). Dia menjadi anggota tim, bahkan bila memungkinkan menjadi leder dalam penanganan krisis manajemen.

3.      Communication Facilitator

Peranan petugas humas sebagai komunikasi antara perusahaan/organisasi dengan publik. Baik dengan publik exsternal maupun internal. Istilah yang paling umum adalah sebagai jembatan komunikasi antara publik dengan perusahaan. Sebagai media atau penengah bila terjadi miscommunication.

4.      Tehnician Comunication

Di sini petugas humas dianggap sebagai pelaksana teknis komunikasi. Dia melayani layanan di bidang teknis, sementara kebijakan dan keputusan teknik komunikasi mana yang akan digunakan bukan merupakan keputusan petugas humas, melainkan keputusan manajemen dan petugas humas yang melaksanakan.

Peranan yang paling sering dilakukan petugas humas sangat tergantung dari beberapa hal, Antara lain system budaya organisasi/perusahaannya, tersedianya sumber daya manusia yang berkualitas, struktur organisasi/perusahaan yang menentukan wewenang dan kebijakan humas, serta cirri khas kehumasan sebuah organisasi/perusahaan. Sementara peranan ideal menginginkan humas dapat terlibat hingga di tingkat messo/manajerial.

 

Tugas Humas

Ada tiga tugas humas dalam organisasi/lembaga yang berhubungan erat dengan tujuan dan fingsi humas. Ketiga tugas tersebut adalah sebagai berikut:

Menginterpretasikan, menganalisis dan mengevaluasi kecenderungan perilaku publik, kemudian direkomendasikan kepada manajemen untuk merumuskan kebijakan organisasi/lembaga.

Mempertemukan kepentingan organisasi/lembaga dengan kepentingan publik. Kepentingan organisasi/lembaga dapat jadi jauh berbeda dengan kepentinga publik dan sebaliknya, namun dapat juga kepentingan ini jauh berbeda bahkan dapat juga kepentingannya sama.

Mengevaluasi program-program organisasi/lembaga,khususnya yang berkaitan dengan publik. Tugas mengevaluasi program manajemen ini mensyaratkan kedudukan dan wewenang humas yang tinngi dan luas. Karena tugas ini dapat berarti humas memiliki wawanang untuk memberi nasehat apakah suatu program sebaiknya di teruskan ataukah ditunda/dihentikah.

 

Kegiatan Humas

Kegiatan merupakan implementasi dari tugas. Dengan demikian, kegiatan humas sebenarnya adalah implementasi dari tugas humas untuk mencapai tujuan humas dan menjalankan fungsi dan peranannya secara mennyeluruh.

Kegiatan humas pada hakikatnya adalah kegiatan berkomunikasi dengan berbagai macam simbul komunikasi, verbal maupun nonverbal. Kegiatan komunikasi nonverbal, sebagian besar adalah pekerjaan mulai dari menulis proposal, artikel, progress report, menulis untuk presentasi, menulis untuk pres (press realis), membuat rekomendasi dan lain sebagainya. Sedangkan verbal lisan antara lain jumpa pers, goert guide / open house, announcer, presenter,desk informations, dan sebagainya. Kegiatan komunikasi nonverbal meliputi penyelenggaraan pameran, seminar, special event, riset / penelitian, pers kliping, dan sebagainya.

 

Bagian-Bagian dari Fungsi Public Relation :

 

• Hubungan Internal, adalah bagian khusus PR yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan saling bermanfaat antara manajer dan karyawan tempat organisasi mengantungkan kesuksesannya.

• Publisitas, adalah sumber-sumber informasi yang disediakan oleh PR dan digunakan oleh media karena informasi itu memiliki nilai berita. Metode penempatan pesan di media ini adalah pesan di media ini adalah metode yang tak bisa dikontrol (uncontrolled) sebab sumber informasi tidak memberi bayaran kepada media untuk pemuatan informasi tersebut.

• Advertising, informasi yang digunakan oleh PR untuk menjangkau audien yang lebih luas, bukan untuk konsumen yang menjadi sasaran marketing, dimana informasi yang ditempatkan di media oleh sponsor tertentu yang jelas identitasnya yang membayar ruang dan waktu penempatan informasi tersebut. Ini adalah metode terkontrol dalam menempatkan pesan di media.

• Press Agentry,adalah penciptaan berita dan peristiwa yang bernilai berita untuk menarik media massa dan mendapatkan perhatian publik. Banyak praktisi PR kadang-kadang menggunakan taktik press agentry untuk menarik perhatian media kepada kliennya, organisasinya, atau tujuannya. Tetapi PR lebih dari sekedar press agency.

• Public Affairs adalah bagaian khusus dari PR yang membangun dan mempertahankan hubungan     pemerintah dan komunitas lokal dalam rangka memengaruhi kebijakan publik.

• Lobbying adalah bagian khusus dari PR yang berfungsi untuk menjalin dan memelihara hubungan dengan pemerintah terutama dengan tujuan memengaruhi penyusunan undang-undang dan regulasi.

• Manajemen Isu adalah proses proaktif dalam mengantisipasi, mengindentifikasi, mengevaluasi, dan merespon isu-isu kebijakan publik yang memengaruhi hubungan organisasi dengan publik mereka. Secara administratif atau secara konseptual, manajemen isu adalah bagian fungsi PR, akan tetapi, jika dilihat sebagai komunikasi persuasif, ia menjadi taktik untuk memengaruhi kebijakan publik, bukan sebagai bagian dari perencanaan strategi organisasi.

• Hubungan Investor adalah bagian dari PR dalam perusahaan korporat yang membangun dan menjaga hubungan yang bermanfaat dan saling menguntungkan dengan shareholder dan pihak lain di dalam komunikasi keuangan dalam rangka memaksimalkan nilai pasar

• Pengembangan adalah bagian khusus dari PR dalam organisasi nirlaba yang bertugas membangun dan memelihara hubungan dengan donor dan anggota dengan tujuan mendapatkan dana dan dukungan sukarela.

 

Fungsi Hubungan Masyarakat

Dalam buku Public Relations : Teori dan Praktek yang ditulis oleh Djanalis Djanaid (1993) disebutkan dua fungsi yaitu :

1.      Fungsi Konstruktif

Peranan humas dalam hal ini mempersiapkan mental publik untuk menerima kebijakan organisasi untuk mengetahui kepentingan publik,mengevaluasi perilaku publik maupun organisasi untuk direkomendasikan kepada manajemen,menyiapkan prakondisi untuk mencapai saling pengertian,percaya dan saling membantu terhadap tujuan-tujuan publik atau organisasi yang diwakilinya.

2.      Fungsi Korektif

Berperan sebagai problem solver,yakni apabila sebuah organisasi atau lembaga terjadi masalah-masalah atau krisis dengan publik,maka humas harus berperan dalam mengatasi terselesaikannya masalah tersebut.

Sementara Cutlip and Center mengatakan bahwa fungsi PR meliputi hal-hal berikut

1.      Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi.

2.      Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan informasi dari perusahaan kepada publik dan menyalurkan opini publik pada perusahaan.

3.      Melayani publik dan memberikan nasehat kepada pimpinan organisasi untuk kepentingan umum.

4.      Membina hubungan secara harmonis antara organisasi dan publik,baik internal maupun eksternal.

 

Kegiatan-kegiatan Hubungan Masyarakat

 

1.      Customer relations seperti membangun hubungan baik dengan pihak luar,maksudnya menjalin hubungan baik antara perusahaan dengan public dan hubungan dengan konsumen.

2.      Employee relations, seperti membangun hubungan antara pimpinan dengan bentuk kerjasama dan komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan.

3.      Community relations, seperti membangun hubungan baik dengan pihak-pihak yang selama ini telah melakukan kerja sama dengan perusahaan yang kita wakili, menjaga hubungan yang baik dengan masyarakat sekitar perusahaan dan komunitas-komunitas masyarakat tertentu.

4.      Government relations, seperti menjalin hubungan yang baik dengan pemerintah.

5.      Media Relations, seperti menjalin hubungan baik dengan media, karna kerja humas tidak akan pernah berhasil tanpa adanya kerjasama yang baik dengan media, jadi hubungan itu harus dijaga dengan baik dan tidak ada yang dirugikan.

 

Kedudukan Humas dalam Manajemen

 

Kedudukan Hubungan Masyarakat sebagai suatu lembaga fungsional masih merupakan suatu permasalahan di tanah air kita, sekalipun di negara-negara industri lembaga ini sudah menduduki posisi yang penting di dalam suatu organisasi atau perusahaan. Di tanah air kita posisi Hubungan Masyarakat masih belum jelas, terutama pads instansi-instansi pemerintahan, sekalipun di.kalangan perusahaan swasta sudah menduduki posisi yangbaik, namun hanya pada beberapa perusahaan sudah menduduki posisi "top management".

 

Tentunya Anda faham apa yang dimaksudkan dengan posisi "top management", yang tidak lain kedudukan Hubungan Masyarakat mendapat tempat sebagai mestinya sebagai suatu lembaga yang dekat pada pimpinan, suatu posisi yang ideal. Oleh karena Hubungan Masyarakat sekalipun belum merupakan suatu lembaga "pengambil keputusan" tetapi berperan untuk menjembatani hubungan antara pimpinan dengan publik, balkeksternal maupun internal. Pada instansi-instansi pemerintahan Hubungan Masyarakat banyak yang masih merupakan bagian suatu biro, bahkan praktisinya ditugaskan sebagai notulis, petugas protokol dan membuat kliping. Pemerintah sendiri, melalui Departemen Penerangan dan Departemen Dalam Negeri telah mengeluarkan pedoman yang mengarah agar Hubungan Masyarakat pernerintah ditempatkan pada posisi yang fungsional, sebagai penyalur dan pembawa suara pernerintah.

 

Dalam kaitan dengan kedudukan Hubungan Masyarakat di dalam organisasi, pakar PR Bertrand R. Canfield menegaskan: "Oleh karena setiap tindakan dan kebijakan manajemen suatu perusahaan melibatkan Hubungan Masyarakat maka adalah wajar apabila lembaga ini berfungsi sebagai `top management', dan eksekutifnya seorang tenaga pimpinan (major officer)." Mungkin masalah kedudukan lembaga Hubungan Masyarakat di dalarn organisasi bagi banyak organisasi terbentur pada struktur organisasi yang berlaku, sehingga sulit untuk memecahkan posisi Hubungan Masyarakat. Namun, ada `jalan keluar ' yang mungkin dapat dipikirkan dan dijadikan bahan pertimbangan, yaitu pimpinan dalam hal ini membentuk `kelompok staf Direktur Utama' atau kelompok `tenaga 4hli'. Di dalam kelompok ini dapat dimasukkan unsur Hubungan Masyarakat, yang berdiri sendiri dan bertanggung jawab pada pimpinan, dan mempunyai wewenang untuk meminta bantuan atau data tertentu dari semua bidang yang ada di dalam organisasi atau perusahaan guna memperlancar kedudukannya sebagai pendamping pimpinan. Hubungan Masyarakat dengan demikian akan mempunyai ruang gerak yang bebas dari liku-liku birokrasi, yang biasanya dalam banyakhal memperlambat mobilitas Hubungan Masyarakat, baikdalam membina hubungan dengan khalayak eksternal, terutama dengan pers, maupun dalam kegiatannya dengan khalayak internal. Dengan posisi ini tidak berarti Hubungan Masyarakat menjadi `decision makers'(pengambil keputusan), tetapi hanya berfungsi sebagai suatu lembaga yang dapat bergerak cepat, dalam kedudukannya sebagai pendamping dan pemasokbahan informasi bagi pimpinan. Tetapi ada kalanya masukan yang diberikan Hubungan Masyarakat pada pimpinan mengenai suatu perrnasalahan atau kasus dapat menjadi kebijakan atau keputusan organisasi atau perusahaan.

 

Publik Internal dan Eksternal

 

Publik Internal
Yang termasuk public internal adalah khalayak/public yang menjadi bagian dari kegiatan usaha pada suatu organisasi atau instansi itu sendiri. Dalam dunia bisnis PR, Publik Internal ini disesuaikan dengan bentuk daripada organisasi yang bersangkutan apakah organisasi tersebut berbentuk suatu perusahaan dagang, instansi pemerintah ataupun lembaga pendidikan. Jadi tergantung dari jenis, sifat atau karakter dari organisasinya. Jdi public yang termasuk ke dalamnya pun menyesuaikan diri dengan bentuk dari organisasinya dan umumnya khalayak atau public tersebut adalah yang menjadi bagian dari kegiatan usaha dari badan/instansi/perusahaan itu sendiri. 

Publik Internal Dan Bentuk Hubungan Internal Perusahaan

a.       Publik Internal dari perusahaan :
1.Publik Pegawai(employee public)
2.Publik Manajer (manager public)
3.Publik Pemegang Saham (stockholder public)
4. Publik Buruh (labour public)
Khusus untuk Pemegang saham, dalam beberapa buku PR umumnya termasuk ke dalam Public Internal, tetapi sesuai dengan perkembangan di mana banyak perushaan yang Go Public, Publik para pemegang saham ini dapat pula dimasukkan ke dalam Publik Eksternal.

b.      Bentuk Hubungan dalam Perusahaan
Dengan adanya public internal dalam lingkup kegiatan PR tersebut memberikan konsekuensi pada berbagai hubungan bagi masing-masing public internal. Sifat hubungannya disebut hubungan internal (Internal Relations). Beberapa bentuk hubungan internal dalam perusahaan :
1.Employee Relations (hubungan dengan para pekerja/para karyawan).
2.Stockholder Relations (hubungan dengan para pemegang saham)
3.Labour Relations (hubungan dengan pada buruh)
4. Manager Relations (hubungan dengan para manajer)

Employee Relations (Hubungan dengan Para Pegawai)
Kegiatan public relations untuk memelihara hubungan, khususnya antara manajemen dengan para karyawannya. Hubungan ini dalam rangka kepengawaian secara formal. Employee public/public pegawai adalah salah satu internal public yang dijadikan salah satu sasaran dari kegiatan PR di dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi. Mereka merupapakan suatu potensi yang sangat berarti dalam organisasi, potensi mana yang dapat dikembangkan lebih baik dari sebelumnya. Seorag PRO haruslah berkomunikasi secara langsung dengan karyawan, ia harus senantiasa mengadakan kontak pribadi (personal contact), misalnya dengan bercakap-cakap dengan mereka sehingga dapat mengetahui kesulitan, keinginan, harapan, dan perasaanya. Onong Uchyana Effendi menyatakan bahwa kegiatan untuk menciptakan hubungan baik dengan para pegawai dapat dilakukan melalui :
- Upah yang cukup 
- Perlakuan yang adil 
- Ketenengan kerja
- Perasaan diakui
- Penghargaan atas hasil kerja 
- Penyaluran perasaan
Menurut Kustadi Suhandang, membina hubungan baik dengan para karyawan dapat dilakukan melalui kegiatan :
- Pemberian pengumuman-pengumuman
- Buku Pegangan Pegawai
- Personal Calls- Pertemuan Berkala
- Kotak Suara (kotak Saran)
- Hiburan dan Darmawisata
- Olah Raga
- Study Tour
- Training
- Hadiah-hadian dan Penghargaan
- Klinik dan Rumah Obat
- Tempat-tempat Ibadah
- Tempat-tempat Pendidikan

Manager Relations (Hubungan dengan para manajer)

Kegiatan public relations untuk memelihara hubungan baik dengan para manajer di lingkungan perusahaan. Manager adalah orang-orang yang dapat mengabdikan dirinya bagi kepentingan perusahaan melalui kemampuannya dalam mengelola perusahaan agar dapat menghasilkan keuntungan sesuai dengan tujuan perusahaan. Karena manajer merupakan orang-orang pilihan, maka baginya perlu dilakukan kegiatan khusus untuk diperlakukan sebagai orang yang dianggap penting. Dalam hal ini jika manager diperlakukan untuk dapat mampu membuat, menetapkan keputusan, sampai pada menyampaikan keputusan yang berkaitan dengan berbagai kebijakan manajemen di bidangnya bahkan mungkin di bidang umum. Ini berarti mereka mempunyai kontribusi terhadap berbagai kebijakan manejemen yang sangat menentukan maju mundurnya perusahaan. Untuk kondisi ini mereka merupakan orang-orang yang dituntut untuk dapat memikul tanggung jawab besar bagi perusahaan. Untuk konsekuensi ini, maka dapat dilakukan berbagai kegiatan untuk melakukan hubungan baik dengan para manajer, misalnya :
1. Memberlakukan adanya uang tunjangan jabatan
2. Uang Resiko Jabatan
3. Kegiatan coffee morning diantara para manajer dalam rangka membina hubungan dan bahkan memungkinkan adanya keluaran ide kebijakan bagi perusahaannya.
4. Koordinasi kerja antar bagian
5. Jika memungkinkan menyediakan alat transfortasi bagi kepentingan dinas
6. Rumah dinas, dsb.

Labour Relations (Hubungan dengan para buruh)

Kegiatan public relations dalam rangka memelihara hubungan antara pimpinan dengan serikat buruh dalam perusahaan dan turut menyelesaikan masalahmasalah yang timbul antara keduanya, disinilah letak peranan public relations dimana ia harus mengadakan tindakan-tindakan preventif mencegah timbulnya kesulitan-kesulitan. Dengan demikian PR berarti turut juga melancarkan hubungan yang harmonis antara kedua belah pihak. Misalnya :
- Menyelesaikan kasus tentang ada rasa permusuhan terhadap pimpinan dan sebagainya.
- Tuntutan kenaikan upah sampai terjadinya mogok kerja.
- Kasus PHK, Dll.

Stockholder Relations (Hubungan dengan para pemegang saham)

Kegiatan PR dalam rangka memelihara hubungan dengan para pemegang saham. Ini sangat penting sebab besar kecilnya modal menentukkan besar kecilnya perusahaan, sehingga hubungan dengan stockholder ini tidak boleh dikesampingkan oleh pihak perusahaan. Usaha membina hubungan dengan stockholder tidak lain adalah untuk tujuan memajukan perusahaan. Komunikasi dengan mereka dapat dilakukan misalnya dengan cara :

1. Menyatakan selamat kepada pemagang saham yang baru. Komunikasi seperti ini akan menimbulkan kesan baik, di mana para pemegang sahammerasa dihargai dan dihormati dan mereka akan menganggap perusahaan kita adalah perusahaan yang bonafid.

2.Memberikan laporan
Laporan mengenai perkembangan perusahaan adalah merupakan kegiatan komunikasi yang berfungsi sebagai kegiatan yang harmonis, di mana ini juga menanamkan kepercayaan pemegang saham kepada perusahaan.

3. Mengirimkan majalah organisasi
Majalah organisasi merupakan medium yang baik untuk membina hubungan baik/harmonis dengan para pemegang saham, selain majalah intern juga tidak ada salahnya mereka dikirim majalah intern, sehingga mereka mengetahui atau dapat mengikuti perkembangan perusahaannya beserta segala kegiatannya.

4. Mengadakan pertemuan
Pertemuan secara face to face adalah bentuk komunikasi yang lain untuk membina hubungan yang harmonis, meningkatkan pengertian bersama, dan meningkatkan kepercayaan. Ini dapat dilakukan dengan cara menyelenggarakan pertemuan antara pimpinan organisasi dengan para pemegang saham sehingga akan menambah eratnya hubungan, dapat juga diadakan pertemuan lengkap dengan seluruh karyawan, misalnya acara hala bihalal, peringatan ulang tahun perusahaan pertemuan yang membicarakan masalah pembagian keuntungan, penjualan saham baru. Dsb.

Publik Internal Dan Bentuk Hubungan Internal Lembaga Pendidikan
a. Publik Internal Lembaga Pendidikan
1. Publik Pimpinan (Manager Public)
2. Publik Fakultas (Faculty Public)
3. Publik Staff (Staff Public/ Employee Public)
4. Publik Yayasan (Foundation Public)
5. Publik Dewan Komisaris/Pengaas atau Dewan Penyantun (Trustee Public)
6. Publik Dosen (Lecturer Public)
7. Publik Mahasiswa (Student Public), dst.

b. Bentuk Hubungan Internal dalam Lembaga Pendidikan
1. Manager Relations (Hubungan dengan public pimpinan)
2. Faculty Relations (Hubungan dengan Publik Fakultas)
3. Staff/Employee Relations (Hubungan dengan Publik Staff/Pegawai)
4. Foundation Relations (Hubungan dengan public Yayasan)
5. Trustee Relations (Hubungan dengan public Dewan Komisaris/Dewan Penyantun)
6. Lecturer Relations (Hubungan dengan Publik Dosen)
7. Student Relations (Hubungan dengan public pelajar/mahasiswa).

Publik Eksternal

Publik Eksternal adalah public yang berada di luar organisasi/instansi/perusahaan yang harus diberikan penerangan/informasi untuk dapat membina hubungan baik. Sama juga halnya dengan public internal maka public eksternal juga menyesuaikan diri dengan bentuk atau sifat, jenis dan karakter dari organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian maka yang menjadi public kesternal suatu organisasi akan berbeda dengan organisasi lainnya.

Publik Eksternal Dan Bentuk Hubungan Eksternal Perusahaan
a. Publik Eksternal suatu Perusahaan
1. Publik Pers (Press Public)
2. Publik Pemerintahan (Government Public)
3. Publik Masyarakat Sekitar (Community Public)
4. Publik Rekanan/Pemasok (Supplier Public)
5. Publik Pelanggan (Costumer Public)
6. Publik Konsumen (Consumer Public)
7. Publik Bidang Pendidikan (Educational Public)
8. Publik Umum (General Public)

b. Hubungan Eksternal suatu Perusahaan
Dengan adanya public eksternal dalam lingkup kegiatan PR tersebut memberikan konsekuensi pada berbagai hubungan bagi masing-masing public eksternal. Sifat hubungannya disebut hubungan eksternal (Eksternal Relations). Beberapa bentuk hubungan internal dalam perusahaan :
1. Press Relations (Hubungan dengan pihak pers)
2. Government Relations (Hubungan dengan pihak pemerintah)
3. Community Relations (Hubungan dengan masyarakat sekitar)
4. Supplier Relations (Hubungan dengan para rekanan/pemasok)
5. Costumer Relations (Hubungan dengan para pelanggan)
6. Consumer Relations (Hubungan dengan pada konsumen)
7. Educational Relations (Hubungan dengan bidang pendidikan)
8. General Relations (Hubungan dengan Umum)

1. PRESS RELATIONS (Hubungan Dengan Pihak Pers)
Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan membina hubungan baik dengan pihak pers.Arti harpiah daripad press adalah percetakan, namun pada perkembangan selanjutnya istilah pers dapat diartikan sebagai pihak-pihak yang berkecimpung dalam hal pemberitaan, jadi tidak saja surat kabar, tapi juga meliputi berbagai media seperti TV, Radio, dsb. Prinsipnya Press Relations adalah membina hubungan baik dengan orang-orang pers. Disamping membina, seorang PRO juga harus mengatur dan mengembangkan hubungan baik dengan pers dsb.
PR harus mempunyai hubungan yang baik dengan pers, sebab mereka mempunyai peranan penting dalam kemajuan dan perkembangan perusahaan/instansi yang menyangkut pemberitaan baik negative maupun positif. Jadi pers merupakan kunci kesuksesan dari kegiatan public relations suatu perusahaan.

• Bentuk Hubungan Pers :
1. Press Release
2. Press Conference
3. Press Room
4. Press Tour
5. Press Reception

2. GOVERNMENT RELATIONS (Hubungan dengan pihak pemerintah)
Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan dengan pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah atau dengan jawatan-jawatan resmi yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan.
• Bentuk hubungan Government Relations, antara lain :
1. Memberikan ucapan selamat hari jadi pemerintah, pemerintah daerah atau kota.
2. Pengiriman agenda bagi instansi-instansi pemerintah terkait.
3. Mengadakan kegiatan kesenian, olah raga, mensponsori kegiatan baik dalam konteks nasional maupun internasional dalam rangka mengharumkan nama bangsa.
4. Mengundang pejabat pemerintah untuk meresmikan suatu acara perusahaan.
5. Melakukan kegiatan lobby secara baik dengan pihak pemerintah untuk memperlancar suatu kegiatan perusahaan.

3. COMMUNITY RELATIONS (Hubungan dengan masyarakat sekitar)

Public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan baik dengan masyarakat setempat, yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan perusahaan. Yang dimaksud dengan community disini adalah masyarakat sekitar/masyarakat setempat/tetangga.
• Kegiatan community relations yang harus dilaksanakan, misalnya :
1. Memberikan beasiswa bagi yang memerlukan khususnya bagi masyarakat sekeliling perusahaan.
2. Mendirikan sekolah-sekolah dalam usaha menggalakan pendidikan.
3. Mendirikan asrama-asrama bagi mereka yang memerlukan
4. Mendirikan tempat ibadah.
5. Mengadakan pembagian makanan, dll.

4. SUPPLIER RELATIONS (Hubungan dengan pemasok)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan dengan para investor agar segala kebutuhan organisasi/perusahaan/instansi dapat diterima dengan baik.

5. CONSUMER RELATIONS (Hubungan dengan pelanggan)
Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan baik dengan para konsumen agar produk yang kita buat dapat diterima dengan baik oleh para konsumen. Salah satu kegiatan mengadakan hubungan baik dengan consumer sama dengan costumer yaitu dengan pelayanan melalui iklan, karena disamping mempromosikan hasil produksi perusahaan yang tentunya memberikan keuntungan di pihak perusahaan juga ada keuntungannya bagi pihak consumer yaitu bagi pihak consumer merupakan input tentang bagaimana barang tersebut digunakan dan apa keuntungannya jika consumer menggunakan barang tersebut.

• Kegiatan Costumer Relations diantaranya adalah :

1. Memberikan ucapan selamat hari raya kepada pelanggannya.
2. Memberikan ucapan selamat tahun baru untuk nasabah.
3. Pemberian kalender
4. Pemberian buku telepon
5. Melakukan publisitas
6. Memberikan informasi kegiatan periklanan
7. Memberikan potongan harga, dll

6. EDUCATIONAL RELATIONS (Hubungan dengan bidang pendidikan)
Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan membina hubungan baik dengan lembaga-lembaga pendidikan. Misalnya:
1. Memberikan sumbangan dana untuk pendidikan
2. Memberikan sumbangan untuk pembangunan sekolah
3. Memberikan beasiswa
4. Menjadi bapak asuh bagi siswa berprestasi, dsb.

7. GENERAL RELATIONS (Hubungan dengan masyarakat umum)
Mengatur dan membina hubungan baik dengan public umum sehingga produk/jasa dari perusahaan kita dapat menjadi perhatiannya dan selanjutnya public umum ini dapat menjadi konsumen/pelanggan kita.

8. Employee Relations

Salah satu bentuk hubungan dalam public relations yang mengatur hubungan
antara perusahaan dan para karyawannya adalah employee relations. Employee
relations dilakukan antara lain adalah untuk menciptakan bentuk hubungan atau
komunikasi dua arah yang baik antara pihak manajemen dengan para karyawannya
dalam upaya membina kerjasama dan hubungan yang harmonis di antara keduanya.
Regular meeting merupakan bentuk dari employee relations yang dilakukan perusahaan
untuk membentuk iklim komunikasi yang positif. PT Astra International Tbk-Peugeot
Sales Operation Cilandak adalah perusahan yang secara rutin melakukan aktivitas
employee relations dalam bentuk regular meeting. Penelitian ini bertujuan untuk
mengetahui apakah terdapat hubungan antara variabel employee relations dan variabel
kepuasan komunikasi.
Frank Jefkins mengatakan bahwa komunikasi internal (lebih lanjut disebut
sebagai komunikasi pegawai atau employee relations) memiliki tiga bentuk, yang
pertama adalah komunikasi ke bawah yaitu komunikasi dari pihak pimpinan kepada
karyawan. Kedua adalah komunikasi ke atas, yaitu komunikasi yang berlangsung dari
karyawan kepada atasannya. Ketiga adalah komunikasi sejajar, yaitu komunikasi yang
berlangsung antar sesama pegawai. Sedangkan Redding menyebutkan bahwa kepuasan
komunikasi adalah semua tingkat kepuasan seorang karyawan mempersepsi lingkungan
komunikasi secara keseluruhan.

9. Media Relations

Media melibatkan hubungan bekerja dengan berbagai media untuk tujuan menginformasikan publik, kebijakan misi organisasi dan praktek secara positif, konsisten dan kredibel. Biasanya, ini berarti koordinasi langsung dengan orang yang bertanggung jawab untuk memproduksi berita dan fitur di media massa. Tujuan hubungan media adalah untuk memaksimalkan cakupan positif di media massa tanpa membayar untuk itu secara langsung melalui iklan

Orang menggunakan istilah public relations dan media relations bergantian, namun melakukannya tidak benar. Hubungan Media lihat hubungan bahwa sebuah perusahaan atau organisasi mengembangkan dengan wartawan, sedangkan hubungan masyarakat memperpanjang bahwa hubungan luar media untuk masyarakat umum.

Publik Eksternal Dan Bentuk Hubungan Eksternal Lembaga Pendidikan
a. Publik Eksternal suatu Lembaga Pendidikan
1. Publik Pers (Press Public)
2. Publik Pemerintahan (Government Public)
3. Publik Umum (General Public)
4. Publik Alumni (Alumni Public)
5. Public Pemberi Dana Pendidikan (Donor Public)
6. Publik Bidang Pendidikan (Educational Public), dsb.

b. Hubungan Eksternal Lembaga Pendidikan
1. Hubungan Pers (Press Relations)
2. Hubungan Pemerintahan (Government Relations)
3. Hubungan Umum (General Relations)
4. Hubungan Alumni (Alumni Public)
5. Hubungan Pemberi Dana Pendidikan (Donor Relations)
6. Hubungan Bidang Pendidikan (Educational Relations), dsb